Projekt Output-Management: Vereinheitlichung der Drucker, Kopierer, Faxe und Multifunktionsgeräte

Im Klinikum wurden Drucke über verschiedenste Geräte und Gerätetypen erzeugt. Bisher (bis Anfang 2008) gab es zwar für bestimmte Gerätetypen eine Vereinheitlichung, z.B. für Kopierer, zuständig Dezernat 3, und für Drucker im Klinischen Netz, zuständig DICT, jedoch fehlte ein Gesamtkonzept. Durch den weiteren technologischen Forschritt und die weiter steigenden Kosten im Druckbereich vor allem durch den Tonerverbrauch inkl. Bevorratung erschien eine Konsolidierung sinnvoll.

In einer umfangreichen Analyse konnte gezeigt werden, dass eine Kosteneinsparung und eine Prozessoptimierung durch verschiedene Aspekte möglich ist: Standardisierung, Konsolidierung, einheitliches Gerätemanagement und höhere Transparenz.

Nach einer erfolgreichen Ausschreibung wurde ein Vertrag mit Triumph-Adler (Tochterunternehmen von Kyocera) geschlossen. Im DICT wurde ein umfangreiches Verfahren entwickelt, so dass die bisherigen Geräte durch die neuen, einheitlichen Miet-Geräte ersetzt und in die Infrastruktur und Abläufe voll integriert werden. Schrittweise werden in enger Abstimmung zwischen den TA-Mitarbeitern und den DV-Koordinatoren alle Kopierer, Drucker, Fax-Geräte und Multifunktionsgeräte im klinischen Bereich (optional auch F&L) durch einheitliche TA-Geräte ersetzt. Zur Auswahl stehen 6 verschiedene Gerätetypen. Eine Konsolidierung der Geräte erfolgt in Abstimmung mit dem Nutzer.

Ingesamt sind folgende Vorteile kurz- und mittelfristig erkennbar:

  • Vereinheitlichung der Geräte im Sinne eines Gesamtkonzeptes
  • Verbesserung der Abläufe bei Tonertausch und Druckerreparatur
  • Eine höheren Transparenz bzgl. der Geräte und des Verbrauchs
  • Durchschnittlich eine höhere Qualität der Geräte
  • Senkung der Kosten, vor allem beim Tonerverbrauch